Perbedaan Rekam Medis Manual dan Rekam Medis Elektronik

Pencatatan rekam medis merupakan bagian penting dari pelayanan kesehatan. Setiap kunjungan pasien menghasilkan informasi yang perlu didokumentasikan dengan baik agar riwayat pelayanan dapat ditelusuri kembali ketika dibutuhkan. 

Pada rekam medis manual, informasi data pasien dicatat dalam dokumen fisik dan disimpan sebagai arsip. Sementara pada Rekam Medis Elektronik (RME), memungkinkan informasi pasien dicatat dan dikelola melalui sistem digital. Perbedaan keduanya tidak hanya terletak pada media penyimpanan, tetapi lebih jauh daripada itu. Simak artikel berikut untuk mengetahui perbedaan rekam medis manual dan elektronik secara lengkap!

Apa Perbedaan Rekam Medis Manual dan Elektronik?

Perbedaan rekam medis manual dan elektronik terletak pada media pencatatan, proses penyimpanan, akses informasi, serta pengelolaan data pasien. Rekam medis manual mengandalkan dokumen fisik, sedangkan RME menggunakan sistem elektronik untuk menyimpan dan mengelola informasi pelayanan kesehatan. Berikut perbandingan rekam medis manual dan elektronik: 

Meskipun memiliki perbedaan rekam medis manual atau elektronik, rekam medis tetap membutuhkan pencatatan yang lengkap dan benar. Penggunaan rekam medis elektronik tidak otomatis menjamin data akurat atau aman, hasilnya juga bergantung pada prosedur kerja, kesiapan pengguna, dan pengelolaan sistem.

Baca juga: Rekam Medis Elektronik: Pengertian dan Penjelasannya.

Apa Tantangan Rekam Medis Manual dalam Operasional Klinik?

Tantangan rekam medis manual dalam operasional klinik adalah ketika jumlah kunjungan bertambah, pengelolaan dokumen fisik dapat menjadi pekerjaan tersendiri bagi petugas klinik. Pencarian berkas membutuhkan ketelitian, sementara penyimpanan harus ditata agar dokumen pasien tidak tertukar atau sulit ditemukan. Beberapa tantangan yang dapat muncul dalam penggunaan rekam medis manual meliputi:

• Pencarian riwayat pasien: Petugas perlu menelusuri arsip untuk menemukan dokumen yang sesuai.
• Penyimpanan dokumen: Klinik harus menyediakan ruang dan sistem pengarsipan yang tertata.
• Keterbacaan catatan: Tulisan yang kurang jelas dapat menyulitkan pembacaan informasi.
• Pengelolaan data: Rekapitulasi informasi untuk laporan dapat memerlukan pencatatan ulang.
• Risiko kerusakan atau kehilangan: Dokumen fisik perlu dijaga dari kerusakan, salah penempatan, dan akses yang tidak berwenang.

Tantangan tersebut tidak berarti rekam medis manual selalu buruk. Namun, ketika proses pengarsipan dan pencarian data mulai membebani pekerjaan sehari-hari, klinik perlu mengevaluasi apakah cara kerja yang digunakan masih sesuai dengan kebutuhannya.

Apa Manfaat Rekam Medis Elektronik bagi Klinik?

Manfaat RME bagi klinik diantaranya adalah untuk membantu mengelola informasi pasien dalam format digital yang lebih terstruktur, mendukung proses dokumentasi, mempermudah pencarian riwayat pelayanan, dan mengurangi ketergantungan pada arsip kertas. Berikut beberapa manfaat lain yang dapat diperoleh: 

1. Mempermudah pencarian informasi pasien: Petugas yang memiliki kewenangan dapat mencari data melalui sistem tanpa harus menelusuri tumpukan berkas fisik.
2. Mendukung dokumentasi yang lebih terstruktur: Informasi pelayanan dicatat dalam sistem sehingga lebih mudah ditinjau kembali sesuai kebutuhan dan hak akses.
3. Membantu efisiensi administrasi: Fitur digital tertentu dapat mengurangi pencatatan berulang dan pekerjaan administratif yang masih dilakukan secara manual.
4. Mendukung kesinambungan pelayanan: Riwayat yang terdokumentasi dengan baik membantu tenaga kesehatan meninjau informasi pelayanan sebelumnya.
5. Mendukung integrasi data kesehatan: Sistem yang memenuhi persyaratan teknis dapat mendukung pertukaran data dengan platform kesehatan terkait.

Di Indonesia, penyelenggaraan RME diatur melalui Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis. Karena itu, penerapan RME bukan hanya persoalan efisiensi, tetapi juga perlu memperhatikan ketentuan yang berlaku, kerahasiaan informasi, keamanan data, dan pengaturan akses.

Bagaimana Klinik Dapat Beralih dari Rekam Medis Manual ke Elektronik?

Peralihan rekam medis manual ke elektronik perlu direncanakan agar sistem baru sesuai dengan alur pelayanan klinik. Sebelum memilih aplikasi, evaluasi proses pencatatan yang berjalan, kebutuhan pengguna, serta data yang perlu dipertahankan dan dikelola. Beberapa langkah yang dapat dilakukan adalah:

1. Evaluasi proses saat ini: Identifikasi kendala dalam pencatatan, pencarian berkas, penyimpanan, dan penyusunan laporan.
2. Pilih sistem sesuai kebutuhan: Pertimbangkan kemudahan penggunaan, fitur, keamanan, pengaturan akses, serta kemampuan integrasi.
3. Siapkan data dan pengguna: Tentukan prosedur migrasi data jika diperlukan, lalu berikan pelatihan kepada staf yang akan menggunakan sistem.
4. Terapkan prosedur kerja yang jelas: Atur tanggung jawab pencatatan, pemeriksaan kelengkapan data, dan pengelolaan akses pengguna.
5. Lakukan evaluasi berkala: Pantau penggunaan sistem dan perbaiki kendala yang ditemukan selama implementasi.

Untuk panduan lebih lanjut, Anda dapat membaca artikel Implementasi Rekam Medis Elektronik. 

Saatnya Mengelola Rekam Medis dengan Lebih Terstruktur Bersama KlinikMe 

Perbedaan rekam medis manual dan elektronik bukan sekadar penggunaan kertas atau aplikasi. Perbedaan tersebut memengaruhi cara klinik menyimpan, mencari, mengelola, dan memanfaatkan informasi pelayanan pasien. Rekam medis manual membutuhkan pengarsipan fisik, sedangkan RME memungkinkan pengelolaan data melalui sistem elektronik dengan tetap memperhatikan keamanan, kerahasiaan, dan ketepatan pencatatan.

Jika klinik Anda sedang mempertimbangkan peralihan ke sistem digital, pilihlah solusi yang sesuai dengan alur kerja dan kebutuhan pelayanan. KlinikMe menyediakan sistem RME berbasis cloud dengan fitur pendukung seperti scan KTP, CPPT, laporan rekam medis, serta integrasi dengan ekosistem kesehatan terkait sesuai cakupan layanan.

Yuk digitalisasi klinik Anda dengan penggunaan rekam medis elektronik. Demo Gratis KlinikMe sekarang atau hubungi tim KlinikMe melalui WhatsApp untuk mendiskusikan kebutuhan klinik Anda secara lengkap.

FAQ

1. Apa perbedaan rekam medis manual dan elektronik?

Perbedaan rekam medis manual dan elektronik terletak pada media pencatatan, penyimpanan, dan pengelolaan data pasien. Rekam medis manual menggunakan dokumen kertas yang disimpan sebagai arsip fisik, sedangkan rekam medis elektronik (RME) menggunakan sistem digital untuk mencatat, menyimpan, mencari, dan mengelola informasi pelayanan pasien.

2. Apa kelebihan rekam medis elektronik dibandingkan rekam medis manual?

Rekam medis elektronik memiliki beberapa kelebihan dibandingkan rekam medis manual, seperti mempermudah pencarian riwayat pasien, mendukung pencatatan yang lebih terstruktur, mengurangi ketergantungan pada dokumen kertas, serta membantu proses administrasi dan pelaporan klinik. Namun, manfaat tersebut bergantung pada fitur sistem, kesiapan pengguna, dan penerapan prosedur yang tepat.

3. Apakah rekam medis manual masih boleh digunakan di klinik?

Penyelenggaraan rekam medis di Indonesia mengacu pada Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis yang mengatur kewajiban penyelenggaraan rekam medis elektronik. Karena itu, fasilitas pelayanan kesehatan perlu menerapkan RME sesuai ketentuan yang berlaku. Dokumen rekam medis manual yang sudah ada perlu dikelola sesuai prosedur dan ketentuan terkait.

4. Apakah rekam medis elektronik lebih aman daripada rekam medis manual?

Rekam medis elektronik dapat membantu meningkatkan pengelolaan keamanan data melalui pengaturan hak akses, pencatatan aktivitas pengguna, dan pencadangan data. Sementara itu, rekam medis manual memiliki risiko seperti dokumen hilang, rusak, atau diakses oleh pihak yang tidak berwenang. Meski demikian, keamanan RME tetap bergantung pada perlindungan sistem, kebijakan akses, dan kepatuhan pengguna terhadap prosedur keamanan data.

5. Bagaimana cara beralih dari rekam medis manual ke elektronik di klinik?

Klinik dapat beralih dari rekam medis manual ke elektronik dengan mengevaluasi alur kerja, menentukan kebutuhan sistem, menyiapkan data pasien, dan memberikan pelatihan kepada staf. Untuk mempermudah proses tersebut, klinik dapat menggunakan KlinikMe, aplikasi klinik berbasis cloud yang menyediakan sistem rekam medis elektronik dan manajemen operasional dalam satu platform terintegrasi.